Kit RGPD des clubs
Dernière mise à jour :
Avant d’utiliser OctoDive, chaque club accepte le contrat de sous-traitance, informe ses adhérents et note le traitement dans son registre. Cette page fournit les modèles à copier. Ils ne remplacent pas un conseil juridique.
Le club reste « responsable du traitement » : il décide pourquoi il collecte les données. OctoDive est son « sous-traitant » : il les héberge et les traite uniquement pour le compte du club.
1. Durées de conservation conseillées
| Données | Durée conseillée | Référence |
|---|---|---|
| Fiche adhérent et compte (identité, contact, rôles) | Pendant l’adhésion, puis 3 ans au plus après sa fin | Recommandation CNIL, sport amateur |
| Aptitude : date de validité du CACI, vérification, limite de pratique | Jusqu’au renouvellement du certificat, supprimée à la fin de l’adhésion | CACI annuel pour les adultes, FFESSM |
| Fiches de sécurité (palanquées) et présences | 1 an au minimum ; au-delà, seulement si le club le justifie (défense en cas d’accident), durée à fixer avec son assureur | Code du sport, art. A322-72 |
| Carnet de plongée, formations, qualifications | Pendant l’adhésion, puis 3 ans au plus ; le plongeur peut en demander un export | Recommandation CNIL (ci-dessus) |
| Cotisations, paiements, forfaits | 10 ans (pièces comptables) | Obligatoire pour une SCA ; recommandé pour une association |
| Journal des actions et des connexions | 12 mois | Pratique recommandée pour les journaux de sécurité |
| Invitations non utilisées | Jusqu’à leur expiration (7 à 90 jours) | Réglage de l’invitation |
| Sauvegardes | 14 jours glissants | Annexe 2 |
OctoDive ne supprime pas encore ces données automatiquement : le club demande les suppressions à support@octodive.fr. Vérifiez la version en vigueur de l’article A322-72 sur Légifrance.
2. Mentions d’information à remettre aux adhérents
Texte à copier dans le bulletin d’adhésion, sur le site du club ou en affichage, et à remettre au représentant légal pour un mineur. Complétez les passages entre crochets.
Vos données personnelles au [nom du club]
Qui les traite ? Le [nom du club], [adresse], est responsable du traitement de vos données. Contact : [email du club].
Pourquoi ? Pour gérer votre adhésion et votre licence, organiser les plongées et leur sécurité, suivre vos formations et votre carnet de plongée, gérer le prêt de matériel, vos cotisations et paiements, et vous transmettre les informations du club.
Sur quelle base ? L’exécution de votre adhésion ; nos obligations légales (délivrance de la licence fédérale, fiches de sécurité prévues par le Code du sport) ; notre intérêt légitime à assurer la sécurité des plongées.
Quelles données ? Votre identité et vos coordonnées, votre date de naissance, votre niveau et vos qualifications, vos inscriptions, présences et plongées, vos cotisations. Pour votre certificat médical, le club ne conserve pas le document : il note seulement sa date de validité, qui l’a vérifié et, le cas échéant, une limite de pratique utile au directeur de plongée, jamais la raison médicale.
Qui y a accès ? Les membres du bureau et les encadrants habilités, chacun selon son rôle ; la FFESSM pour votre licence. Le club utilise le logiciel OctoDive, qui héberge vos données en France pour le compte du club. Vos données ne sont ni vendues ni transférées hors de l’Union européenne.
Combien de temps ? Pendant votre adhésion, puis [3 ans] au plus après sa fin. Les pièces comptables sont conservées 10 ans et les fiches de sécurité [1 an].
Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité de vos données. Écrivez à [email du club]. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).
Emails du club : vous recevez des emails de service (invitation, mot de passe oublié, confirmation d’adresse) envoyés depuis support@octodive.fr.
3. Fiche registre des traitements
Fiche à compléter et à conserver dans le registre RGPD du club (article 30 du RGPD).
| Rubrique | À compléter |
|---|---|
| Nom du traitement | Gestion des adhérents et des activités de plongée (logiciel OctoDive) |
| Responsable du traitement | [nom du club], [adresse], représenté par [nom, fonction] |
| Contact pour les données personnelles | [nom, email] |
| Finalités | Adhésions et licences ; organisation et sécurité des plongées ; formations et carnet de plongée ; matériel ; cotisations et paiements ; communication interne |
| Base légale | Exécution de l’adhésion ; obligations légales (licence, fiches de sécurité) ; intérêt légitime (sécurité) |
| Personnes concernées | Adhérents, mineurs et leurs représentants légaux, clients, encadrants, membres du bureau |
| Catégories de données | Voir l’annexe 1 du contrat de sous-traitance |
| Données de santé | Aucune : pas de certificat conservé, uniquement la date de validité, la vérification et une éventuelle limite de pratique |
| Destinataires | Bureau et encadrants habilités selon leur rôle ; FFESSM (licence) ; OctoDive (sous-traitant) et ses sous-traitants listés en annexe 3 |
| Transferts hors Union européenne | Aucun |
| Durées de conservation | Voir le tableau ci-dessus, tel que retenu par le club |
| Mesures de sécurité | Voir l’annexe 2 du contrat de sous-traitance |
| Date de création / mise à jour | [date] |